Jak zatrudnić dobrą asystentkę do firmy? Na co zwrócić uwagę podczas rekrutacji?

Jak zatrudnić dobrą asystentkę do firmy? Na co zwrócić uwagę podczas rekrutacji?

Obecnie na rynku notujemy wysoki rozwój gospodarczy i bardzo niską stopę bezrobocia na poziomie 3,6%. Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: coraz trudniej zatrudnić wartościowych pracowników, bo… zwyczajnie ich brakuje. Jak w takich warunkach zatrudnić świetną asystentkę do swojego biznesu?

Pracodawcy z reguły szukają asystentek na popularnych portalach z ofertami pracy. Jest to dosyć drogie i mało efektywne rozwiązanie z dwóch powodów:

  • Ponosisz wysoki koszt opublikowania Twojego ogłoszenia
  • Sam (lub osoby z Twojej firmy) musisz zweryfikować kompetencje zgłaszających się osób, co jest niezwykle czasochłonne

Wprawdzie ze względu na sytuację na rynku publikowanie ogłoszeń może być koniecznością, to warto przyjrzeć się też innej możliwości, jaką jest…

Dołączenie do grup biznesowych na Facebooku lub przeglądnięcie popularnych forów dyskusyjnych.

Tam możesz szybko zadać pytanie i uzyskać dobrą rekomendację od innych przedsiębiorców. Tam też często pojawiają się oferty wirtualnych asystentek - ale o tym pomówimy w dalszej części tego artykułu.

Rekrutacja krok po kroku

Jak znaleźć dobrą asystentkę do Twojej firmy? Gdy już zgłoszą się do Ciebie pierwsze kandydatki, czas zaprosić je na rekrutację. To moment krytyczny, do którego powinieneś się dobrze przygotować, aby odsiać kandydatury, które nie spełniają Twoich wymogów. Oto moje wskazówki, jak powinieneś przeprowadzić rekrutację asystentki, aby zwiększyć szanse na zatrudnienie właściwej osoby:

Przygotuj się do rekrutacji

Przed rekrutacją zanotuj sobie te cechy asystentki, które są dla Ciebie najważniejsze oraz oczekiwania, jakie masz względem niej. Na przykład: chcesz całkowicie oddelegować swoje zadania, a może wolisz wiedzieć o nich wszystko od A do Z?

 

Im bardziej szczegółowo zastanowisz się nad swoimi wymaganiami, tym łatwiej będzie Ci znaleźć właściwą osobę na to stanowisko… I tym lepsze pytania zadasz kandydatkom.

Pytania - jak je zadawać, aby dowiedzieć się jak najwięcej

Zdecydowanie powinieneś zadawać pytania otwarte. Dzięki nim dobrze poznasz osobę siedzącą naprzeciwko Ciebie, ponieważ niejako wymusisz na niej pełną odpowiedź. Jeśli z drugiej strony padną ogólniki w stylu "Jestem dobrze zorganizowana", wtedy dopytaj, co poprzez to rozumie, na czym polega jej dobra organizacja i czy może podać przykład sytuacji, w której kandydatka wykorzystała tę cechę.

Zapytaj, jak rozwiązałaby konkretny problem. Wymyśl przed spotkaniem rekrutacyjnym potencjalną historię, z jaką może mieć styczność Twoja przyszła asystentka i zapytaj ją, jakby sobie z nią poradziła.

Przykład: "Załóżmy, że organizuje Pani spotkanie i w jego dniu okazuje się, że rezerwacja miejsca jest niepotwierdzona. Czy miała Pani podobną sytuację w przeszłości? Jak sobie Pani z nią poradziła?"

Jeśli odpowie, że nie miała takiej sytuacji, wtedy zapytaj, co by zrobiła, gdyby jej się to przytrafiło teraz.

To świetna metoda na rozpoznanie podejścia i kreatywności kandydatek na stanowisko asystentki w Twojej firmie.

Czy kandydatka potrafi obsłużyć pakiet biurowy i czy zna inne narzędzia wspomagające pracę?

Standardowym pytaniem do asystentki jest to, czy potrafi obsługiwać pakiet Office (Word, Excel, PowerPoint). Ważne jest też to, aby potrafiła obsługiwać pocztę elektroniczną oraz typowe urządzenia biurowe.

Jest też wiele innych narzędzi, które ułatwiają pracę i przydają się asystentkom (opisałam je w tym artykule). Są to między innymi:

  • Trello lub Asana (planowanie działań zespołu)
  • Canva (przygotowanie prostych grafik)
  • Calendly (planowanie spotkań)

Jeśli kandydatka zna te lub podobne narzędzia, znaczy to, że chętnie się rozwija i nadąża za trendami w swojej branży. To z pewnością dobrze rokuje na jej przyszłą pracę w Twojej firmie. Być może kandydatka zna jeszcze inne aplikacje, które okażą się przydatne w jej pracy - warto o to zapytać.

Czy kandydatka pracuje efektywnie?

Ważnym zagadnieniem jest zapytanie o efektywność pracy Twojej kandydatki. Zamierzasz zatrudnić ją do swojej firmy, co oznacza, że będziesz jej płacić za 8 godzin pobytu w biurze… a nie za 8 godzin jej faktycznej pracy. Z tego względu powinieneś wiedzieć, w jaki sposób kandydatka organizuje sobie pracę i co robi, aby wykonywać ją efektywnie.

Poznaj prawdę - czyli zadania próbne

W CV kandydatki mogą napisać praktycznie wszystko… ale jak się to ma do rzeczywistości?

Sprawdź to.

Przygotuj sobie przed rekrutacją proste zadania, które na co dzień wykonuje się w Twojej firmie i sprawdź, jak kandydatka sobie z nimi poradzi. Mogą to być:

  • Zadanie w Excelu
  • Rozmowa z innym pracownikiem lub szybkie umówienie spotkania
  • Napisanie krótkiego tekstu w języku obcym

Praktyczne zadania dadzą Ci jasną odpowiedź czy kandydatka jest szczera. Bazując na jej wcześniejszych odpowiedziach, możesz łatwo zweryfikować, czy nie zawyżała swoich kompetencji.

Poznasz ją najlepiej dopiero… gdy ją zatrudnisz

Nic jednak nie da Ci tylu informacji o kandydatce niż… zatrudnienie jej. Faktem jest, że dobrze przeprowadzona rekrutacja minimalizuje ryzyko zatrudnienia niewłaściwej osoby, jednak nigdy nie daje Ci 100% pewności. Przekonasz się o tym dopiero po jakimś czasie, gdy poniesiesz już koszty związane z jej zatrudnieniem i przygotowaniem stanowiska pracy. I życzę Ci, abyś zatrudnił świetną asystentkę, co nie będzie łatwe, chyba że...

...Skorzystasz ze świetnej alternatywy, która eliminuje większość problemów związanych z rekrutacją i zatrudnieniem pracownika!

Zatrudnij świetną asystentkę sprawniej niż kiedykolwiek wcześniej

Rozwój Internetu i technologii pozwolił na powstanie nowego zawodu, czyli wirtualnej asystentki. Jest to osoba o takich samych (a często większych) kompetencjach, jak tradycyjna asystentka, różnica polega na tym, że współpracujesz z nią zdalnie. Ona również bez problemu przejmie Twoje zadania, będzie tworzyć raporty, wysyłać pisma, umawiać spotkania i wiele, wiele więcej, a jednak...

Jej zatrudnienie jest dużo łatwiejsze i kosztuje znacznie mniej od zatrudnienia tradycyjnej asystentki!

Współpraca z wirtualną asystentką odbywa się na zasadach biznes-biznes. Wirtualna asystentka ma świadomość, że na tym poziomie współpracy liczy się profesjonalizm, uczciwość i rzetelność. Zależy jej na trwałej i zdrowej relacji, a nie na roszczeniowym podejściu, jakie często cechuje pracowników ("Bo mi się należy!").

Dobra wirtualna asystentka ma bogate doświadczenie i referencje od innych klientów, dzięki którym szybko sprawdzisz jej doświadczenie i upewnisz się, czy nadaje się do tej pracy. Co więcej...

Zamiast drogich ogłoszeń i czasochłonnych rekrutacji wystarczy pół godziny rozmowy z wirtualną asystentką, abyś dowiedział się, czy jest to osoba, której poszukujesz. Zamiast zlecać jej zadania testowe, wystarczy, że wykupisz minimalny pakiet godzin (np. 5) i zlecisz jej wykonanie bieżących zadań w Twojej firmie. Dzięki temu szybko przekonasz się, czy warto z nią współpracować. Wszystko to bez długotrwałej rekrutacji, bez wdrożenia oraz bez inwestycji w stanowisko pracy i zatrudnienie nowej osoby.

Rozumiem, że możesz mieć pewne wątpliwości, tym bardziej, jeśli wcześniej nie słyszałeś o wirtualnych asystentkach. Z tego względu polecam Ci mój inny artykuł, w którym odpowiadam na popularne obawy klientów, którzy zastanawiają się nad współpracą z Wirtualną Asystentką - Współpraca z wirtualną asystentką - rozwiewamy wątpliwości klientów.

Czy to brzmi jak ciekawa alternatywa dla Ciebie?

Jeśli zainteresowała Cię tematyka wirtualnych asystentek, to skontaktuj się ze mną, a z przyjemnością odpowiem na Twoje pytania i udzielę Ci dodatkowych informacji. Rozmowa jest darmowa i do niczego nie zobowiązuje.

Kliknij przycisk Kontakt poniżej i skontaktuj się ze mną: