Współpraca z wirtualną asystentką – rozwiewamy wątpliwości klientów

Współpraca z wirtualną asystentką - rozwiewamy wątpliwości klientów

Współpraca z wirtualną asystentką ma mnóstwo korzyści, ale… budzi też wątpliwości. Czy asystentka będzie sumiennie wywiązywać się ze swoich obowiązków? Jak się z nią skutecznie komunikować? W jaki sposób będzie mierzyć czas swojej pracy i jakie zadania możesz jej zlecić? Zobaczmy, czy te obawy da się jakoś rozwiać.

Jak zaufać komuś, kto pracuje zdalnie?

Wydaje się, że pracownik, który spędza 8 godzin w biurze, pracuje efektywnie i jest sumienny. Można powiedzieć, że masz go "na oku" i widzisz, że robi to, co do niego należy. Jak zatem możesz kontrolować kogoś, kto będzie pracował dla Ciebie zdalnie? Jak upewnisz się, że faktycznie zajmuje się swoimi zadaniami?

Zanim opowiem Ci o kulturze pracy wirtualnej asystentki, pomówmy jeszcze o pracowniku stacjonarnym. Czy na pewno pracuje dla Ciebie przez 8 godzin? Tak naprawdę płacisz za jego czas w biurze, nie rozliczasz go jednak z każdej faktycznie przepracowanej minuty. W ten sposób płacisz nie tylko za jego pracę, ale także za czas, w którym pije kawę, rozmawia z pracownikami, telefonuje do rodziny lub przekopuje internet.

Wirtualna asystentka podchodzi do tego odmiennie, ponieważ prowadzi własną firmę. Wie, że na tym poziomie współpracy liczy się zaufanie i wie, że będzie rozliczana z efektów swojej pracy. Wirtualna asystentka mierzy swój czas co do minuty i w efekcie płacisz tylko za jej realną pracę dla Ciebie. Nie za to, że poszła sobie zaparzyć kawę lub porozmawiać z koleżanką.

A skoro już o czasie mowa, to… najwyższy czas rozprawić się z drugą wątpliwością, jaką jest:

Jak wirtualna asystentka mierzy czas swojej pracy?

Do tego zadania wykorzystujemy ogólnodostępne narzędzia, jak Toggl, TimeCamp lub Hubstaff. Co więcej, narzędzia te pozwalają tworzyć przejrzyste raporty. Chcesz je otrzymywać co miesiąc? Co tydzień? A może codziennie? Wirtualna asystentka dopasuje się do Twoich wymagań, a dzięki raportom będziesz wiedział czarno na białym, ile czasu poświęciła na zadania, które jej przydzieliłeś.

Tylko w jaki sposób komunikować się z osobą, która pracuje zdalnie? I tak dochodzimy do kolejnej wątpliwości, czyli:

Jak skutecznie komunikować się ze zdalną asystentką?

Klienci czasem mają nietypowy typ pracy lub konkretne preferencje co do formy kontaktu. Jedni nie lubią często rozmawiać, innym przeszkadza pisanie maili. Są jednak dobre metody na to, aby taka komunikacja odbywała się we właściwy sposób.

Oto przykładowe formy komunikacji:

  • Cotygodniowe rozmowy - mnóstwo narzędzi umożliwia swobodną rozmowę przez internet, do tego widząc się; dzięki temu mamy namiastkę osobistego kontaktu, co dodatkowo ułatwia komunikację
  • Poprzez narzędzia takie jak Trello czy Asana - są to programy online dostępne również w formie aplikacji na telefon. Świetnie nadają się do komunikacji i zarządzania zadaniami
  • Bieżące rozmowy telefoniczne, smsy, maile - zależnie od potrzeb i wymagań klienta

No dobrze, wiesz już, że wirtualna asystentka dokładnie rozlicza się ze swojego czasu pracy, wiesz, jak go mierzy oraz wiesz, w jaki sposób może się z Tobą komunikować.

Pozostaje nam najważniejsze pytanie - co może dla Ciebie zrobić?

Jakie zadania możesz przydzielić wirtualnej asystentce?

Co możesz zrobić, aby określić, które zadania powinna wykonywać dla Ciebie wirtualna asystentka?

Po pierwsze, możesz zrobić listę rzeczy, których nie lubisz wykonywać, które zawsze odsuwasz na sam koniec i które MUSISZ wykonać, ale nie mają one decydującego wpływu na rozwój Twojej firmy. Większość, jeśli nie wszystkie te zadania doskonale nadają się do oddelegowania wirtualnej asystentce.

Po drugie, możesz wejść na strony www wirtualnych asystentek i sprawdzić ich ofertę. Praktycznie każda z nas publikuje listę przykładowych zadań i obszarów, które możemy od Ciebie przejąć.

Te dwa rozwiązania dadzą Ci pogląd na to, co możesz nam zlecać, jednak najlepszą opcją jest:

Porozmawiać z wirtualną asystentką

Doświadczona asystentka pozna obszary, w których może Cię wspomóc i dopasuje do nich swoją ofertę. Uzgodni z Tobą czas pracy i godziny, w których będziesz jej najbardziej potrzebował. Poda Ci konkretne informacje, które będą odpowiedzią na Twoje potrzeby i wymagania.

Wirtualna asystentka - nowoczesna alternatywa dla sekretarki

Mam nadzieję, że tym artykułem rozwiałam nieco Twoich obaw co do pracy wirtualnej asystentki. Najważniejsze jest to, że traktujemy tę współpracę na linii przedsiębiorca-przedsiębiorca. Tradycyjni pracownicy bywają roszczeniowi, nie zawsze są sumienni i… ich zatrudnienie swoje kosztuje. My skupiamy się na budowaniu relacji i zaufania, bo tak tworzy się solidny fundament do efektywnej współpracy między firmami.

Jeśli masz jeszcze inne wątpliwości lub pytania dotyczące pracy wirtualnej asystentki, chętnie na nie odpowiem. Skontaktuj się ze mną, klikając przycisk poniżej: